Introducción Accesos, Permisos y Roles GA4

Vas a dar acceso a tu Google Analytics y quieres saber que permisos debes concederle a que perfil de usuario, si es tu caso, este artículo es para ti.

Los permisos en Google Analytics 4 pueden parecer un tema técnico y aburrido, pero créeme, una mala configuración puede costarte caro. Después de años trabajando con equipos en Ahcemos, he visto los mismos errores una y otra vez. La buena noticia es que son fáciles de evitar.

Por qué importan los roles (spoiler: más de lo que piensas)

Hace unos meses recibimos una llamada desesperada de un cliente. Habían estado viendo los datos de ingresos durante meses, información que preferían mantener confidencial. El problema no era que pudieran ver sus datos (que era de confianza), sino que nadie había configurado los permisos correctamente desde el inicio.

Los roles en GA4 no son solo una función de seguridad, son una herramienta de gestión. Te permiten dar a cada persona exactamente lo que necesita para hacer su trabajo, sin más, sin menos.

Los cinco roles que necesitas conocer

Administrador: el superhéroe de GA4

Este es el rol con superpoderes. Puede hacer absolutamente todo: añadir usuarios, cambiar configuraciones críticas, eliminar propiedades… básicamente, puede tanto salvar el día como causar un desastre.

¿Quién debería tenerlo?

• El dueño del negocio
• El director de marketing (si realmente sabe lo que hace)
• Máximo 2-3 personas en toda la organización

Mi consejo personal: sé tacaño con este rol. He visto demasiadas cuentas arruinadas por tener muchos «administradores» que tocaron lo que no debían.

Editor: el configurador experto

Puede cambiar casi todo en la configuración de GA4, pero no puede gestionar usuarios. Es perfecto para esa persona del equipo que realmente entiende de analytics pero no necesita administrar el acceso de otros.

¿Quién debería tenerlo?

• Especialistas en analytics
• Consultores de confianza
• El responsable técnico de marketing digital

Un editor puede crear eventos, configurar conversiones, modificar audiencias… todo lo técnico, pero no puede invitar a su primo a ver los datos de la empresa.

Profesional del marketing: el enfoque comercial

Este rol está diseñado pensando en marketing. Puede crear audiencias, gestionar eventos importantes y, lo más útil, conectar todo con Google Ads.

¿Quién debería tenerlo?

• Especialistas en Google Ads
• Managers de marketing digital
• Quien gestione las campañas publicitarias

La ventaja real de este rol es que puede importar conversiones directamente a Google Ads. Si tu equipo vive en Google Ads, este es su rol.

Analista: el explorador de datos

Puede crear esos informes personalizados tan detallados que a veces necesitas, y compartirlos con el equipo. También puede solicitar datos sin muestrear si tienes GA4 360 (que cuesta una fortuna, por cierto).

¿Quién debería tenerlo?

• Analistas de datos
• Especialistas en insights
• Quien necesite crear informes personalizados regularmente

Lector: el observador

Ve todo, no toca nada. Puede crear algunos informes básicos y cambiar fechas o añadir comparaciones, pero no puede modificar configuraciones.

¿Quién debería tenerlo?

• Ejecutivos que solo necesitan ver resultados
• Equipos externos
• Colaboradores ocasionales

Las restricciones de datos (o cómo mantener secretos)

Aquí viene lo interesante. Puedes tener un rol específico pero con restricciones sobre qué datos puede ver. Hay dos tipos principales:

Sin acceso a métricas de costes

Perfecto cuando trabajas con agencias o freelancers. Pueden ver todo el rendimiento, pero no saben cuánto gastas. Incluye cosas como:

• Coste de Google Ads
• Coste por clic
• Todo lo relacionado con inversión publicitaria

Sin acceso a métricas de ingresos

Para proteger información financiera sensible. Oculta:

• Ingresos de e-commerce
• Valor promedio de pedido
• Ingresos por usuario
• Básicamente, todo lo que tenga que ver con cuánto dinero generas

Cómo funciona la herencia (y por qué debes entenderla)

Los roles en GA4 funcionan como una pirámide: Organización > Cuenta > Propiedad.

Si le das rol de Editor a alguien a nivel de cuenta, tendrá ese rol en todas las propiedades de esa cuenta. Pero puedes ser más específico y darle un rol diferente en una propiedad particular.

La regla de oro: el usuario siempre tendrá el rol más permisivo que tenga asignado en cualquier nivel.

Lo que pasa cuando conectas Firebase y Google Ads

Con Firebase

Si tienes una app y usas Firebase, los usuarios de Firebase obtienen automáticamente roles en GA4 cuando conectas ambas plataformas. Es bastante inteligente:

• Editor de Firebase = Editor de GA4
• Usuario de marketing de Firebase = Profesional del marketing
• Y así sucesivamente

Con Google Ads

Similar. Los usuarios de tu cuenta de Google Ads obtienen roles automáticamente:

• Administrador de Google Ads = Editor recomendado en GA4
• Usuario estándar = Profesional del marketing
• Solo lectura = Lector

Errores que he visto (y cómo evitarlos)

Error #1: Demasiados administradores Una vez audité una cuenta con 12 administradores. ¡Doce! Para una empresa de 15 personas. Nadie sabía quién había cambiado qué.

Error #2: No usar restricciones de datos Cliente trabajando con agencia externa, la agencia podía ver todos los ingresos. Incómodo cuando la agencia facturaba porcentaje de ingresos.

Error #3: Olvidar usuarios antiguos Ex-empleados con acceso completo meses después de irse. Riesgo innecesario.

Casos reales que funcionan

E-commerce mediano (50 empleados)

• CEO: Administrador
• Director de marketing: Editor
• Especialista Google Ads: Profesional del marketing (sin ver costes de otras plataformas)
• Analista junior: Analista (sin ver ingresos)
• Vendedores: Lectores

Startup con agencia externa

• Founder: Administrador
• Agencia: Profesional del marketing (sin ver ingresos ni costes)
• Desarrollador: Lector
• Inversor: Lector (solo métricas básicas)

Mi recomendación personal

Empieza siempre con menos permisos de los que crees que necesita alguien. Es mil veces más fácil dar más acceso que explicar por qué alguien vio información confidencial.

Y audita los permisos cada tres meses. En serio. Ponlo en el calendario.

En Ahcemos hemos visto de todo: desde cuentas completamente abiertas hasta configuraciones tan restrictivas que nadie podía trabajar. El equilibrio perfecto existe, y normalmente está más cerca de «restrictivo» que de «abierto».

¿Necesitas ayuda configurando los roles de tu cuenta? Después de configurar cientos de cuentas de GA4, podemos decirte que vale la pena hacerlo bien desde el principio. Te ahorrarás muchos dolores de cabeza después.